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吴艳红 档案信息化建设与档案管理的几点思考研究
新丝路杂志(下旬刊)官方网站   2019-11-22 08:57:01 作者:新丝路杂志社 来源: 文字大小:[][][]

吴艳红新疆乌鲁木齐市第66中学  新疆乌鲁木齐  830054

 要:在当前社会不断发展以及科技水平的进步,我国已经完全进入到信息化时代之下,因此在这样的环境之下,档案管理工作应将信息化技术有效地渗透到各项工作当中,为原有档案管理模式进行转变,进而使得档案管理工作能够在信息化体系的帮助之下实现稳步发展的要求。传统档案管理形式已经难以满足当前社会发展戏曲,因此必须要注重档案信息化的建设,这是为档案管理工作科学有序的开展提供基础的重要环节。因此文章就针对档案信息化建设和档案管理的几点思考进行探究,明确档案信息化建设的特点,由此为档案信息化坚实和档案管理工作的开展提供坚实保障。

关键词:档案;信息化建设;档案管理

一、档案信息化建设和档案管理概述以及建设特点分析

针对档案信息化建设工作,其就是针对档案管理的过程,将电子信息化技术有效地渗透掉其中,由此为档案管理工作有效开展提供保障,由此为档案管理科学化、便利化奠定坚实基础,实现增强档案管理水平的效果。而针对档案信息化的建设中,应注重档案管理制度的优化,结合不断深入和创新的理念,满足档案资源的共享要求。对于档案管理工作,通过有效手段来对档案开展科学整理以及分析,由此确保档案信息得到合理的利用。而针对当前档案信息化的建设工作中,主要注重档案管理形式的信息化建设以及档案资源的信息化。其前者是在档案管理中,运用信息化技术,由此满足对档案信息进行分类整理,运用该形式实现减少检索时间的效果;而针对后者,就是讲单位已有的纸质资源,运用信息化设备进行电子档案的转变,由此为档案信息化建设提供有利保障。

1.革新性的档案信息化建设要求

针对以往办公室中的档案管理,其主要还是以传统纸质档案为重点,该工作模式不断会降低工作效率,而且也比较容易出现失误,例如,档案在收集时存在遗漏问题,档案保管时发生丢失损坏等问题。新信息化档案管理中会在很大的程度上转变这一现象,而且能够从根本角度转变传统的档案管理形式,通过新的、高效且简便地管理形式去弥补以往的管理不足以及缺失等问题,对增强整体管理效率以及优化管理思维等有极大帮助,这一点是信息化档案管理的主要特点,也是最为重要的优势。在一般情况下,其新形势下的档案管理形式,与传统档案管理形式进行对比可以看出,信息化档案管理具有一定的革新性优势表现,主要能够从以下几点表现出来:首先,其信息化档案管理形式能够转变以往模式,有效地简化了档案管理的流程,对增强管理档案中的信息收集效率有极大帮助,能够借助信息化形式减少在档案管理中存在的错误问题;其次,其构建的信息化档案管理形式,目的属于建设档案管理与建设信息自动化的处理形式,可以实现自行针对档案信息资料信息进行真假分辨工作,而且也能针对资料类型以及收集的形式开展自动分类等工作,由此能够尽可能地增强信息内容可靠性以及科学性。

2.时效性的档案信息化建设要求

针对办公室档案管理工作,其自身属于复杂且具有一定综合性的管理工作形式。其在管理工作中所接触的信息内容是比较繁杂化的,可是其档案管理工作会对档案信息时效性有较高需求。因档案内容会针对时间推移而带来一定转变,因此就要求档案管理者要开展实时改变。而针对以往管理工作形式,为确保档案时效性,是非常困难的过程,而且也要有大量的人员以及工作时间来开展工作,而且整体效果也很难有效提升。而针对新形势下的信息化档案管理形式,就能够极大地转变这一现象,其最大程度的增强了档案管理工作的效率,对增强档案信息时效性有极大意义。而构建起的信息化档案管理体系,能够将档案内容进行深入且细化的分化和消化。值得注意的一点就是,档案信息化建设的时效性不单单要对档案信息进行实时更新以及收集,也要对档案的时间观念进行控制

二、档案信息化管理中问题表现

首先,档案管理中信息资源规划欠缺长远性。对于一些单位中,是比较注重档案资源信息化管理的,而信息化管理工作中,如果存在长期规划不足的问题,会使得单位档案信息化建设停留在基本层次上,未能继续深入落实信息化建设工作,这样将难以满足档案信息化的建设高层次化的需求。

其次,未能充分明确档案信息化建设重要性要求。很多单位通过紧跟时代的步伐来开展档案信息化的建设工作,但针对具体工作中,未能认识到档案信息化的管理工作重要性,这样将会影响到档案信息化建设水平的提升,这样将难以展示出档案信息化建设的优势以及重要性,不利于档案信息化管理工作的科学开展。

三、增强档案信息化建设与档案管理水平的策略

1.建立档案信息化建设长远规划体系

在档案信息化建设中,并不是一朝一夕就能完成的工作,要求单位在开展档案信息化建设中,应有规划,有目的的开展,首先,应确保档案信息化建设基础工作的有效开展,例如,注重档案资源信息化和信息化管理设备的建设。其次,应建立档案信息化建设目标,保障档案信息化建设工作能够顺利进行。

2.注重档案信息化建设宣传工作的开展

通过增强对档案信息化建设进行宣传,该工作能够为人们更好地认识档案信息化建设工作提供保障,而且在具体工作中,也能更加熟练地借助档案信息化知识来增强档案管理的水平,为档案信息化建设工作有序进行奠定坚实基础。

3.重视增强档案管理者综合素质

针对档案管理者,是档案管理信息化建设的重要执行者,所以必须要注重提升档案管理者的综合素质以及全方面能力,这样是确保档案信息化建设和档案管理工作有序开展的重要过程。首先,应对档案管理者开展培训工作,使的其能够在实际工作中不但的学习档案信息化知识,进而增强自身专业水平,为后期工作有序开展奠定坚实基础。另外,应通过开展档案信息化的知识竞赛活动,以竞赛的形式来强化工作人员综合能力,这样能够更为有效地强化档案管理工作,而且也能加强其档案信息化水平,真正转变以往的档案管理形式,提升整体工作质量和效率。

4.注重电子文件管理,提升电子档案安全性

电子档案管理工作,属于档案信息化建设的重要工作,要注重电子档案管理工作的开展,并保障档案安全性以及可靠性。首先,应持续增强信息化硬件设备的建设,增强档案电子化的效果。其次,应注重电子档案的查阅制度,以完善的制度体系来优化电子档案的安全性。而且也要增强档案管理者的档案信息安全意识以及思想,这样才能降低电子档案信息的丢失率,为电子档案安全奠定坚实基础。

5.创新和优化档案信息的服务手段

首先,应建立档案查阅的平台,以建设该平台来为人们的随时随地查阅提供保障,进而满足档案资源共享的要求。其次,应注重持续增强档案资源信息化的进程,实现对那些能够发挥贡献优势的档案资源进行及时的发布,由此能够更好地满足人们的要求,通过科学有效地档案信息服务手段来提升人们的满意度,为档案管理工作良好开展能够提供保障。

四、结束语

对于当前科学技术快速发展的环境下,很多各行业中的档案信息化建设以及档案管理的信息化发展已经成为必然的趋势,这是促进社会稳步发展的必然需求,因此人们必须要充分的明确和注重档案信息化建设以及档案管理信息化工作的开展,要积极针对档案管理中存在的问题,制定明确的应对策略和解决对策,由此能够满足优化档案信息化建设要求,进而增强企业内部档案信息化的管理水平以及效果。

 

参考文献:

[1]吴雅鸣.新时期档案信息化建设与档案管理思考[J].内江科技2019.40(06):11-12

[2]李淑萍.档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务2019(06):86

[3]邢贺艳.档案信息化建设与档案管理的几点思路[J].智库时代2018(48):22-23

作者简介

吴艳红1984--女,新疆乌鲁木齐人,新疆乌鲁木齐市第66中学档案员,大学本科中学二级教师,研究方向:档案管理。

国内刊号:CN61-1499/C

国际刊号:ISSN2095-9923

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