李峰¹ 郭思源²（¹黑龙江省人民政府外事办公室  黑龙江哈尔滨  150001；²东北林业大学经济管理学院  黑龙江哈尔滨  150040）

摘 要：当前我国科学技术的迅猛发展，推动了计算机信息技术的进步，同时也使其在社会各行业领域中得到了广泛的应用，其中就包括事业单位的档案管理工作，计算机信息技术在事业单位档案管理工作中的有效应用，不仅改善了档案管理工作中的不足之处，还促使事业单位档案管理工作逐渐朝向信息化的方向发展，提高了档案管理工作的效率与质量，本文内容就是对事业单位档案信息化管理有效性的分析。

关键词：事业单位；档案信息化管理；推动思路

一、事业单位档案信息化管理过程中存在的问题

1.事业单位缺乏专业的档案管理人才

管理人员是档案管理工作不可缺少的一部分，也可以说，管理人员是档案管理工作的主体，也因此，相关管理人员自身的专业能力与素养的高低会对事业单位的档案管理工作产生直接的影响，并且也决定着事业单位的档案管理水平的高低。对于大部分事业单位来说，其自身极为缺乏专业的档案管理人员，一方面是因为在职的档案管理人员年龄比较大，而且深受传统档案管理理念影响，在开展档案管理工作的过程中，依然采用传统落后的管理方式，致使事业单位的档案管理工作没有任何进步；另一方面，事业单位的在职档案管理人员自身，没有接受专业化、系统化的档案管理教育培训，导致档案管理人员缺乏信息化管理意识，其自身严重缺失信息化知识以及信息操作技能，致使信息化的档案管理模式无法得到有效的应用，更是难以满足当前档案管理工作的发展需求^[1]。另外，还有部分档案管理人员自身的工作态度存在问题，经常在档案管理工作中敷衍了事，缺乏档案管理的责任意识，进而影响档案管理工作的有序性。

2.事业单位没有全面推进档案管理信息化的建设

虽然说信息技术已经普及应用，并且我国也推行了信息化的档案管理建设，但是不少事业单位却没有将信息技术全面有效的应用到档案管理工作之中，导致档案信息化管理的建设进程难以实现全面的推进，同时还会对整个档案管理工作的发展产生不良影响。部分事业单位在开展档案管理工作的过程中，还在沿用以往传统的纸质档案管理工作方式，而对于纸质档案而言，其自身在管理与保存过程中极容易受到外界因素的影响与破坏，比如，水会打湿纸质的档案导致纸张粘连，阳光的强烈照射会导致纸质档案过于干燥而破裂，纸质档案受到这样的破坏，是难以修复的，而且还会降低其自身的价值，也不利于使用者的查阅，更会影响档案资料的保存，进而增加档案管理的工作难度。

二、推动事业单位档案信息化管理工作发展的有效举措

1.增强档案管理人员的信息化管理能力

事业单位若想实现档案信息化管理，并推动信息化档案管理工作的建设发展，首先就要转变管理人员自身的传统档案管理理念，树立其信息化的档案管理意识，使其能够对档案信息化管理模式有一个正确的认识，并明确档案信息化管理的重要性，及时更新自身的档案管理知识，将信息技术有效应用到档案管理工作之中，促进档案信息化管理有效性的提高。相关管理人员在对档案资料进行管理的过程中，要利用计算机信息技术将纸质的档案信息转化为数据化的信息，并以此保存到计算机的数据库中，这样不仅能够提高档案管理保存的安全性，还能够避免外界因素对档案信息资料的破坏，确保档案信息资料的完整性^[2]。

另外，事业单位还要注重档案管理人员自身的业务能力，要加强对档案管理人员的教育培训，提高相关管理人员自身的信息化水平，丰富他们的信息知识储备，并促进管理人员信息技术操作能力的提升。基于此，事业单位可以定期开展计算机信息技术的教育培训课程，教授管理人员相应的信息技术知识以及操作技能，促进管理人员自身档案信息化管理水平的提高，也可以邀请专业人士开展讲座，为档案管理人员讲授当下最新的信息化档案管理知识及观念，促使他们能够成为现代档案管理工作在发展过程中需要的专业技能人才，进而提高事业单位的档案信息化管理水平。

2.规范档案信息化管理工作的操作行为

第一，规范管理人员的档案录入工作行为。有些事业单位的档案管理工作中经常出现档案名称与档案内容不相符的情况，主要原因就是一些档案管理人员在录入档案信息时不规范，面对这种情况，事业单位需要加强对档案录入行为的规范化管理，对管理人员的档案录行为进行严格的监督，并根据我国出台的相关法律条例制定出合理的档案录入规章制度，同时还要让相关管理人员在进行档案录入的过程中严格遵守相关的标准，使其能够根据档案资料的内容形式选择合适的录入方式，将档案录入的格式、符号等统一起来，避免档案录入的信息出现混乱的情况；第二，事业单位还要对管理人员的档案资料存储方式进行规范。事业单位若想有效实现档案信息化管理的建设发展，就要对档案资料实行统一的保存与管理，事业单位需要聘请专业人员在计算机中建立专门的档案管理数据库，并将所有纸质档案资料转化为数据信息化的资料，存储到档案数据库之中，为档案管理查询提供更加方便快捷的途径^[3]。

三、总结

通过上述分析，传统的档案管理方式已经无法满足现代事业单位的发展需求，这就需要相关事业单位引入现代化的信息技术开展档案管理工作，将传统纸质的档案信息资料转化为数据化的信息，以此提高档案管理工作的效率，同时也能够保证档案信息的安全性与完整性，促进档案管理工作的长远发展。

参考文献:

[1]许莉莉.探究事业单位档案信息化管理的推动思路及举措[J].黑龙江科技信息，2016(08):173

[2]梁静.事业单位档案信息化管理的推动思路及举措分析[J].黑龙江科技信息，2015(30):150

[3]王曼华.推动事业单位档案信息化管理的举措分析[J].城建档案，2014(11):85-86

作者简介：

李峰（1987--）男，黑龙江哈尔滨人，黑龙江省人民政府外事办公室。

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