浅析如何做好企业档案管理工作

张飏飏（厦门信地集团有限公司 福建厦门361008）

摘 要：企业档案管理对企业项目的运作、市场定位、营销策略有着重要指导性作用。随着时代发展，档案管理工作已成为衡量企业竞争软实力的重要指标，随着经济的快速发展，企业应制定先进、系统、高效的档案管理模式，促进企业健康、稳步、可持续发展。本文通过探究企业档案管理现状，阐述了其概念及实质，并制定了几种切实可行的有效方案。

关键词：新时期；企业；档案管理；优化措施

一、简介

随着社会的快速发展，我国的市场经济体制不断发生变化，企业逐渐朝着多元化方向发展，企业档案也越来越复杂和多样，这就需要企业做好档案管理工作。企业档案管理工作是衡量企业管理水平的重要标准，对企业经济发展与管理工作的开展有着积极的促进作用，因此，必须加强企业档案管理工作，使其朝着规范化、科学化的方向发展。

二、我国企业档案管理存在的问题

1.管理者缺乏对档案管理工作的重视度

管理者的学识、眼界以及素质，是构建企业文化的核心。而在很多企业当中，由于管理者只注重市场发展及利益方面，而忽略了档案管理这一问题，促使很多档案管理部门如同虚设，并未充分发挥其作用与功能。随着时代的更迭、经济的进步，市场竞争愈发激烈，加强对档案管理工作的重视已经成为企业立足、发展的根本，企业管理者应给予其高度重视。

2.缺乏完善、有效的档案管理制度

在当今社会上，大部分企业均缺乏完善、有效的档案保密制度、外借制度、保管制度、整理制度以及收集制度等。虽然有些企业管理者意识到了档案管理的重要性，然而，由于投入力度不够，在人员聘任、执行力以及制度的建立等方面仍然不尽人意；有些企业虽然建立了档案管理制度，但是时常会发生缺乏借阅手续、档案丢失、整理资料不及时等现象，还有一些资料与数据被人为涂改，对档案的利用价值、有效性及真实性存在重要影响。

3.缺乏信息化、现代化的档案管理机制

随着时代的更迭、经济的进步，现代化科技手段亦得到了长足的发展，然而，由于缺乏灵活的数据传递系统，促使档案管理部门形同虚设，其工作质量及效率始终难以提升。其中，缺乏先进的系统及技术支持；未能建立完善、规范化的管理系统是缺乏信息化、现代化管理机制的主要因素；除此之外，有些企业虽然建立了健全的管理系统，也给予档案管理工作高度重视，却由于未制定配套的管理政策，导致执行力不够，从而降低了档案管理工作的实际质量及效率。

4.档案管理人员的素质、学识良莠不齐，对管理工作存在重大影响

现阶段，由于社会主义经济市场的完善与发展，很多企业档案员采用兼任，由于缺乏正确的认识，企业也并未着重培养，并未充分发挥出档案管理工作的职能及作用，导致企业信息及数据的记录、存储与处理始终处于较低的水平。

三、企业档案管理优化措施

针对档案管理存在的问题，企业应在发展生产技术与生产规模的同时，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升企业档案管理工作水平。

1.加强档案管理人员素质建设与能力培训

在过去，由于科技手段发展的不成熟，档案管理工作极为繁琐复杂，仅凭人工的力量完成，加大了员工的工作量。随着时代的发展、信息化的进步，企业引进了现代化办公技术及先进的管理设备，加之员工的有效配合，不仅减少了以往反复的工作内容，亦提高了档案管理的质量及效率。简单来说，虽然如今已引进了现代化、智能化、信息化的档案管理设备及体系，但是，仍然需要员工辅助管理，通过增强设备和员工的配合力度，来提高档案管理工作的质量及水平。由此可见，档案管理人员的学识、管理能力以及综合素质极为重要。

企业应通过开展培训教育活动，来提升其管理能力及综合素质，令其快速了解档案管理实质及技术方式。聘请专业知识丰富、综合素质高的档案主管，对档案管理工作进行全面、有效的安排与指导；除此之外，还需定期开展培训活动，了解每一位成员的能力、学识水平及擅长的业务类型，充分挖掘员工的潜能，为其提供展示自身才华的舞台。与此同时，还应增强员工的法律意识，拓宽其眼界及知识范围，从根本上提升他们的工作素养、业务能力及文化水平。并通过实践锻炼、相互交流指导等途径增强教育和培训效果。

2.建立信息化档案管理体系

企业应从多个角度对自身的工作模式、运营特点及业务类型进行整合与分析，并在此基础之上，对传统的档案收集、归类、整理及处理模式进行专业性调整，促使企业建立健全的、规范的档案管理制度，提升其办公智能化、自动化水平，实现档案管理工作的系统化、电子化及网络化。现阶段，OA系统因其自身的优势，而深受各大企业的青睐，能够定期将系统内生成的信息及数据传递到档案管理系统之内，并自动完整归档及整理工作，确保信息传送精准、及时、高效。企业应根据日常档案检索要求、文化特征、以及管理特点，并参考其他企业的成功经验，建立独具企业特色的档案检索目录，以此来实现信息的永久保存、及时传递以及高效交流。

3.创新工作思路，适应新形势下档案工作的新要求

企业档案保管的目的是利用，而档案管理又是一项复杂的系统工程，这要求档案管理人员要不断更新思想观念，解放思想，破除守旧与自我封闭的旧观念，树立大胆开拓的工作精神。作为企业专职档案管理人员，通过加强学习和日常工作的实践总结，必须要有扎实的业务功底和较强的管理能力和服务意识，不仅要熟悉档案业务工作的各个环节，还应掌握各门类档案的管理方法，夯实理论基础；勤总结、勤改进，不断创新，不断为企业档案工作注入新的活力和动力，坚持以利用为中心的业务指导思想，拓展企业档案工作的新领域走向经济建设的主战场。

总而言之，档案管理可谓是企业管理不可缺少的一部分，亦是推动企业现代化、网络化发展的重要力量。所以，企业档案管理工作与企业管理同步发展，只有做到同步发展，才能有效的开发档案信息资源，确保档案资源能够更好有效为企业的各项工作服务。

参考文献：

[1]刘艳.浅谈档案管理工作标准化建设设[J].知识经济,2012,(19 )

[2]赵翠红.在市场经济中企业档案管理的挑战和出路[J].学理论,2009(30):177-178

[3]白淑琴.论信息技术在企业档案管理中的作用[J].科技信息,2011(20):487

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