大数据时代高校档案管理系统建设研究——以某大学为例

郅永红（山西师范大学  山西临汾  041000）

摘 要：在我国信息技术不断推进的同时，为各大院校档案管理工作提供了技术支持，不少高校可以在现有的档案管理模式中建立信息化的管理体系，这正是为了迎合了大数据时代信息化管理的重要举措。本文以某高校为例，就其档案管理系统建设进行深入研究，并结合大数据时代背景下的档案管理系统设计给予合理化的建议。

关键词：高效档案管理系统；大数据时代；管理系统建设策略

当前随着科学技术日新月异的向前发展，大数据、物联网、与云计算等高端网络技术开始深入到社会各大领域之中，并成为各行各业管理新手段。而在大学中作为最重要的基础设施——档案馆，在具体管理过程中应将大数据技术应用于此，建立具有信息化的档案管理体系，以此来加大数据量的管理，转变档案馆以往的管理模式，促使管理效率和质量大幅度提升。

一、     当前某市大学对档案馆使用情况分析

某市一高校档案使用率在2014至2016年期间，一直呈上升发展的趋势，使用次数最多的档案类别当属教学档案、行政档案、党群档案和财会档案。从这四类档案类别的管理期间，可以看出教学档案使用次数同比后三类较多，而后三类的档案类型在实际使用中，虽然使用频率不大，但是每一次使用量大，且在固定时段使用次数较为集中。因此在实际管理中，可以看出该校档案馆自身的具体职能主要展现在师生办理各项事务信息上和校务管理决策上面，说明了本校档案馆自身的业务分支较大，与校内各管理部门有着紧密关联，因此应该在实际管理过程中以这一应用特点展开大数据档案管理系统的建设。

二、大数据时代下的高校档案管理系统建设策略研究

1.以用户信息需求为基准的档案管理系统模式的构建

当前，大数据档案管理服务理念是基于用户实际需求为供给向导，所需要获取的档案数据信息资源为需求导向的新型管理服务链条。在以往针对各大院校所建立的档案管理体系中得知，档案管理者都会采用整体统计分析来获取用户对档案的利用率，但是从管理结果上来看，档案管理人员无法及时获取档案用户的实际需求，管理机制缺乏一定的智能化、自动化，档案管理者不能将用户使用档案情况完整的记录下来。基于此，需要高校应该以用户档案需求信息量为管理基础，构建出感知用户需求引擎的管理系统配套机制。在此以上述某市高校设立的档案馆为例，对该管理系统的建立进行详细说明：

该校在大数据技术的支持下，建立了具有感知用户需求引擎机能的管理系统配套体系，该数据管理系统中依据用户实际使用情况，如档案使用次数、用户在使用完档案后所进行的评价等内容，将配套制度及使用场景构建予此，由此来形成了及时感知档案用户需求的引擎系统。在引擎系统的启动下，档案馆可以在第一时间捕捉到来自用户需求的变化，以用户的使用视角为基准，对档案管理服务存在的优缺点进行获知，及时的弥补管理上的不足。除此之外，所构建出的用户感知需求引擎可以在用户使用档案后，自动进行数据资料的收集，进而可以在管理系统内自动生成用户下一次使用档案类别的预测能力，有利于档案馆提前做到相关管理工作，将档案资料备齐，从根本上提高了档案管理的效率。

2.构建出数字化平台为基准的档案信息管理系统平台

    为了促使高校档案信息数字化管理建设拥有一个良好、健康的网络操作氛围，需要建立一套全新的数字化档案管理网络信息平台，在具体实施过程中，首先要做的第一步便是将数字化档案管理网络信息平台构建的更具规范化、系统化，并将先进的网络信息软件技术科学的应用到档案信息储存及备份操作之中。基于高效在档案管理建设期间，涉及到众多的文化教材与学生信息档案数据的管理内容，凭借着传统人工档案存储的方式已无法满足高校新时期档案储存的需求，为此，学校可以积极采用网络系统管理技术，如JAVA网络管理编程技术、J2EE技术以及MVC三层网络管理构架体系来设立数字化的档案信息管理系统平台，并与相应的网络硬件软件设备进行有效运用。针对往年高校在新生入学及毕业生离校中，其档案录入及调离等工作内容日常的繁忙，为了促使在档案管理中其数据更新迅速快、实现高效率化的档案管理工作，因此可以将双服务器功能积极的应用于高校数字化档案信息管理系统之中，并依旧现实的档案管理数量规模，将高速扫描仪等新型设备设置其中，通过这样的建立方式可以更好的将档案信息进行充分扫描，并做好备份工作，将档案信息自身的安全性进行根本维护；将所构建出的数字化档案信息系统最大限度的查询的公开化，这样可以及时的更新及有效的利用高校所建立出的数字化网络平台上的档案信息。

3.构建安全性强的信息化档案管理系统

高校信息化档案管理安全保障体系的建设需要充分的结合当前网络管理中的安全技术、法律条文及系统组织管理、病毒恢复机制等方面的安全防护体系的构建。这就需要高校在建立多层次、全方面的档案管理系统中，设入人防及物防功能，可以积极采用防火墙技术、信息加密技术及水印技术等新型安全网络技术来构建出高效的档案管理安全防护体系，并定期的对档案管理系统软件进行升级改造及数据转移；将用户访问权限管理及操作权限加入到档案管理系统之中；针对档案管理系统构建中的网络安全性展开定期的评估活动，并就发现的隐患、漏洞问题进行及时补救；将最新的杀毒软件应用到所构建出的档案信息管理安全系统之中，以此来实时监控档案系统中各层面的管理。

4.加强档案信息数据库的新形式的创建

为了快速的促使高校各类档案可以实现自动化的信息分类、归纳与整合，需要在现有的档案管理系统中加入数字化的信息管理综合系统，并针对不同类型的档案内容，构建出相应的档案信息数据库。结合高效现有的学术性质、学院专业科研方向，在现有的档案信息数据库系统中加入人事调动档案数据库、教学成果档案数据库以及学生户籍档案信息数据库，以此采用科学的方式将高校所存有的各类众多的档案信息进行归档处理。

三、结束语

总之，数字化的档案管理信息建设模式已经成为了各大高校档案管理的新趋向，为实际的管理工作带去便利的同时，也完善了档案管理形式，为其注入了全新的管理活力，促使高校档案管理工作朝向创新型的方向发展。

参考文献：

[1]卞昭玲、张艳欣.大数据时代档案信息服务建设初探——以河北大学档案学专业教学为例[J].档案学通讯, 2015(1):78-81

[2]陈明九.大数据时代高校档案管理系统建设研究——以山东建筑大学为例[J].山东建筑大学学报,2015,30(5):506-510

[3]杨碧倩.大数据时代背景下高校档案信息数字化建设研究[J].兰台世界,2015(29):40-41

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