电子档案信息安全保障体系的建设与思考

傅少容（珠海市技师学院  广东珠海  519000）

摘 要：电子信息技术的飞速发展，为电子档案的管理和建设带来新的发展契机，同时也引发了信息安全的热议，本文系统分析影响电子档案信息安全的因素，并提出如何建设电子档案信息安全保障体系。

关键词：电子档案；信息安全；体系建设

电子档案的信息安全贯穿于档案收集、整理、鉴定、保管、统计、编辑和利用的全过程，随着电子档案管理现代化的发展，档案信息安全保障工作在理念、管理、技术和方法等方面都有了质的变化，因此，构建电子档案信息安全保障体系，对确保电子档案信息真实性、完整性、可控性和安全性具有重要现实意义。

一、电子档案信息安全的因素分析

信息安全是电子档案工作有效开展的前提条件，随着网络信息技术的发展，影响电子档案信息安全的因素日趋多样化，具体而言，环境因素、技术因素、人员因素、管理因素是电子档案信息安全的关键性因素。

1.环境因素的影响

空气中的温湿度、粉尘、气体、太阳光的强度以及滋生的霉菌等对电子档案的载体都会产生不良影响，比如湿度过高会使金属电子材料等发现氧化反应，霉菌、强光和有害气体会使光盘等载体无法正常读取数据，导致数据丢失。

2.技术因素的影响

现代化的电子信息技术，既有利于电子档案管理的管理，同时也对档案的信息安全造成了一定程度的威胁，而且危害信息安全的手段层出不穷，工具越来越先进，电脑病毒传播、黑客入侵等对电子档案的攻击速度非常快，而且具有极大的破坏性，如果不及时采用针对性较强的防御措施，可能导致电子档案信息被篡改或丢失。

3.人员因素的影响

事物的发展与现代化建设离不开人的智慧，电子档案信息安全保障体系的建设需要相关的技术人员。一方面，电子档案在面临病毒、黑客攻击性或档案系统崩溃等问题，需要网络技术相关人员使用技术手段进行抵御和消除网络攻击；另一方面，当电子档案因工作疏忽、不当操作或系统自身原因导致误删档案或者信息错乱等情况，需要专业人员重新恢复信息，维护信息的准确性等。

4.管理因素的影响

管理因素对电子档案信息安全的影响主要表现在两方面，一方面，管理人员在思想上对电子档案信息安全缺乏重视，而且没有进一步加强档案管理人员对电子档案信息安全的防范意识；另一方面，缺乏完善的电子档案信息安全的规章制度和操作标准，在档案管理工作过程中，缺乏信息安全的保障机制。

二、构建电子档案信息安全保障体系

电子档案信息安全保障体系的建设是一项系统的工作，其构建会受环境、技术、人员和管理等因素的影响，根据其受影响因素的分析，本文从思想保障、环境保障、技术保障、人才保障和制度保障五方面构建电子档案信息保障体系。

1.电子档案信息安全的思想保障

强化安全保障意识是构建电子档案信息安全体系的思想基础。正确的信息安全观念是对电子档案有效收集、编辑、归档、管理和利用等工作的前提条件，为顺应信息时代的发展，要牢固树立“防御为主，综合治理”的电子档案信息安全管理观念，领导高度重视，档案工作人员用正确的思想指导实践，实行档案信息多级有效的安全管理，确保档案管理工作健康、快速、可持续发展。

2.电子档案信息安全的环境保障

创建良好保护环境是构建电子档案信息安全体系的必要条件。一是根据《档案室安全保管保护条件建设指引》设立档案室，确保档案室用房布局、安全防护、档案装具及设备等要求符合国家相关规定，为电子档案信息安全提供必要的环境保障；二是电子档案的建立、保存和使用全过程都要严格做好防尘措施，并且避免和空气中有害气体接触，确保电子档案存放在远离磁性的环境，避免机械振动和碰撞，减少电子档案的物理和化学损害。

3.电子档案信息安全的技术保障

运用网络技术和信息安全技术是电子档案信息安全的重要条件。为确保电子档案信息安全，从网络基础设计、档案系统、技术支持等方面构想电子档案信息安全的技术体系。首先，电子档案系统的使用，需经多方综合测试，确保系统安全可靠，避免电子档案在运行过程中信息被泄露、篡改和丢失；其次，采用技术手段综合分析电子档案信息安全情况，对档案系统设立防火墙、病毒防治、网络应急响应等防范措施，主动消除和防御各种安全隐患；最后，建立电子档案信息安全监控系统，实现系统操作全程监控，确保电子档案一直在受控状态，在出现问题时，能查询档案信息的操作状态，确保档案信息的真实性、可控性和安全性。

4.电子档案信息安全的人才保障

电子技术相关专业的人才是构建电子档案信息安全体系的关键。随着电子档案信息化的飞速发展，档案人员的综合素质要求也不断提高。一方面，多渠道选拔档案信息化相关专业的人才，并通过专题培训、外出交流等多途径提高档案工作人员的专业技术水平；另一方面，加强档案专业人员的法制观念意识，使档案工作人员自觉遵守档案信息安全法规，确保各项行为不违反电子档案信息安全规范。总而言之，通过人才保障措施为电子档案信息安全提供良好的智力支持。

5.电子档案信息安全的制度保障

建立健全完善的制度是构建电子档案信息安全体系的重要保障。首先，结合实际工作需要和国家的关于电子档案信息安全的规章制度，建立健全一套完整的、具有较强可操作性的电子档案信息安全制度；其次，借助电子档案信息化的契机，进一步优化电子档案的操作流程，并建立操作流程可追溯的工作机制，加强电子档案的过程监控；再次，确定档案工作人员的职责，并签订保密协议，确保档案工作人员遵守相关规章制度，按章办事，减少工作纰漏；最后，制定电子档案信息安全评估和应急机制，定期对信息进行分析和评估，对突发危害情况及时启动应急机制，确保电子档案的安全性和完整性。

参考文献：

[1]张照余.档案信息化理论与实践[D].中国档案出版社.2007

[2]谢建波.对机关档案实体安全与档案信息安全技术保护问题的认识[J].档案管理.2010

[3]连成叶.数字信息档案长期安全保存策略分析[J].档案学通讯.2004(3)37

作者简介：

傅少容（1989--）女，汉族，广东珠海人，硕士，经济师，主要从事档案管理工作。

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