信息网络时代档案管理工作的策略探讨        

郑琰（中山市土地房产产权档案馆  广东中山  528403）

摘 要：档案管理工作作为企事业单位管理的重要内容之一，是人力资源管理的重要组成部分。在信息化时代的二十一世纪呈现出了新的特点，档案管理工作面临机遇的同时，也呈现出了一定的问题。本文在讨论了新时期创新档案管理方式重要意义的基础上，分析了存在的问题，提出了网络时代提升档案管理水平的具体措施。

关键词：网络化；信息化；档案管理；思考

知识经济时代，档案管理的信息化、网络化程度体现了各单位档案管理工作与服务的现代化水平。随着科学技术的迅速发展，大数据时代的到来，档案管理工作模式也呈现出多样化的发展趋势，也是创新服务理念与方式的重要体现。本篇论文以网络信息时代的档案管理工作为视角展开了讨论与研究。

一、     信息化时代档案管理数字化的重要意义

1.提高了档案管理的效率

档案管理工作作为一项重要的社会服务性工作之一，在互联网时代的今天，实现档案管理的数字化与信息化建设，是其转变工作理念，创新工作方式的重要体现，同时也大大提升了档案管理的效率与档案资源的利用率。传统档案资料的收集、整理、归档等都是工作人员徒手完成的，需要将一页页归档材料装订成册,进行保存。当事人查阅档案信息时需要亲自到档案管理部门进行查询、登记、借阅，在一定程度上严重影响到了档案管理的效率。在网络技术发展迅速的今天，实现档案管理工作的数字化与信息化，档案工作人员实现办公的自动化，有利于提升档案管理的实效性，同时也是档案管理工作现代化管理水平的重要体现。^[1]

2.提升了档案资源的共享性

    档案管理工作的数字化、信息化发展不仅仅有利于提升档案资源的利用率，而且有利于实现档案资源的共享率。当事人在利用档案资源时可以不受时间与空间的限制。在传统的档案管理模式中，当事人在需要查询相关档案信息时，需要到档案管理部门进行登记、借阅相应资料，但是如果正好有其他当事人也需要该份资料时，就只能等到其归还入档之后再进行查阅，给当事人带来了一定的不便利性。同时，部分纸质资料经过反复的借阅，查询，会严重影响到档案资料的完整性与有效保存。

    因此，新时期档案的数字化，有利于实现资源的共享与利用率。建议一些档案管理部门,如土地房产产权档案馆、地方档案馆等档案管理部门应该建立档案资源数据库与相应的网站，针对一些个人的档案信息，在当事人提供身份证号码、姓名等正确信息后，允许其在网上查阅。一些涉及公共服务的档案信息，应该允许相关人员进行及时的查阅，实现档案信息的共享，提升档案资源的利用率。

二、     网络时代做好档案管理工作的对策

1.转变档案管理理念，提升档案管理信息化建设的意识

“互联网+”是将先进的网络技术、科学技术与各行各业的发展有机融合，实现该领域新的发展模式，网络技术与档案管理工作的跨界融合，实现了档案管理的信息化与网络化，是档案管理现代化管理水平的重要体现。首先，档案管理工作者应该转变服务意识与服务理念，在传统纸质档案服务的基础上，创新工作方式，不断提升自身的信息素养与自动化办公设备的使用熟悉程度。其次，档案馆部门的领导者应该深刻认识到互联网发展对于档案工作变革带来的发展机遇与挑战，加大在档案管理数字化、信息化建设方面，对于人力、物力、财力等方面的投入与支持。^[2]

2.创新服务方式，实现档案服务工作线上与线下相结合

新时期，在“互联网+”时代，实现互联网技术与档案管理工作的有机融合，有利于实现档案管理工作的现代化与信息化。一方面档案管理部门应该充分利用现代化的科学技术，完善档案管理部门的网页建设工作，将纸质档案文献资料转化为相应的数据库，建立数字资源的检索目录，方便当事人查询、检索。同时在做好传统线下服务的同时，构建线上网络服务平台。在构建线上服务平台的过程中，要充分利用现代化的新媒体技术，建立档案管理微信公众号、网络咨询QQ群、网络答疑、电话专线等服务模式，当事人在遇到问题时，可以第一时间通过网络平台进行咨询、查阅，以便于快捷、及时的解决问题。转变传统的档案工作服务理念，变被动服务为主动服务，不断提升服务质量，实现现代化的档案服务方式。

3.注重档案数字资源的信息安全

    网络时代的今天，档案管理工作的信息化一方面对资源的有效整合，管理与服务水平的提升具有很大的帮助，另一方面先进的科学技术给档案管理工作也带来了一定的压力，使部分档案数字资源的保密性与安全性受到一定程度的威胁。主要体现在以下几个方面：首先，由于网络技术是一把双刃剑，其为档案管理带来了机遇的同时，也带来了一定的挑战。部分不法分子利用黑客、病毒等技术非法获取档案资料进行售卖，谋取利益，档案信息泄露或者被篡改，严重侵害了相关人的合法权益。其次，档案管理工作者的信息素养有待于进一步提升。部分档案管理工作者对于档案数字资源的安全性重视程度不足。未对自己所负责的档案数字资源进行及时的备份与保存，造成了重要数据的丢失。同时缺乏对于所使用系统的及时维护与检测，知识病毒入侵。因此，新时期的档案管理工应该注重档案信息的安全性与保密性，培养专门性的专业技术人才，及时维护系统安全，同时对于档案管理工作者也应加强培训，不断提升其信息安全素养。

4.加强档案管理的标准化、规范化建设

标准化、规范化是档案信息化建设的重要基础与前提。然而，当前我国各地档案馆的信息化建设，多是走的自给自足、各自为政的道路，这也容易导致各档案馆所采用的档案管理软件性能不一致、录入文件格式不一致、数据不标准等多种问题，极大影响到档案信息间的利用与共享，给档案管理工作的信息化进程带来了较大的阻碍。

因此，档案馆必须加强档案管理的标准化与规范化建设，除应当严格执行国家档案标准及行业档案标准以外，还应当联合各档案馆共同制定并实施统一的档案操作规范、技术规范以及设备应用规范，例如网络传输标准、软硬件应用标准、网络通信标准、录入文件格式标准、著录和标引标准等等。

5.加强档案管理队伍的培养

在网络信息时代下，档案管理工作是一项较为复杂且技术含量高的工作，要求档案工作人员除需要掌握基础的档案管理知识以外，还应当具备信息技术、网络技术、计算机技术等相关的科学文化知识。然而，近年来我国各档案馆中高素质人才普遍缺乏，且管理队伍中普遍存在着年龄结构偏大、专业结构失衡等问题。

综上所述，新时期档案管理工作的数字化、信息化发展，是“互联网+”与档案管理工作的有机跨界与融合，是档案管理转变工作理念，创新服务方式的重要体现，同时也是实现现代化管理水平的具体要求，是时代发展的必然要求。近年来，档案管理工作的信息化、数字化建设取得了一定的成果，但也存在比如档案资源数据库建设不完善、档案数字资源存在网络风险、档案管理工作人员的信息素养不高等压力与挑战。相信通过档案管理与“互联网+”的跨界融合，档案管理工作信息化、网络化建设程度会不断推进，档案资源能够真正发挥其应有的价值，为社会发展作出更大的贡献。

参考文献：

[1]李巍.网络环境下档案管理工作的创新与安全防护[J].湖北函授大学学报，2013 （3）：98-99

[2]李芳.信息网络环境下档案管理工作初探[J].办公室业务，2013（21）：130，133

作者简介：

郑琰，档案专业馆员，现供职于中山市土地房产产权档案馆。

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