徐红梅

（敖汉旗民政局  内蒙古敖汉  024300）

摘 要：现代化的地名档案管理需要具备先进的管理模式、管理理念、管理技术以及管理人才。本文剖析了传统地名档案管理过程中的落后与不足，阐述了通过吸纳全新的技术和方法，以实现现代地名档案管理的科学化、合理化，大大提高地名档案的管理效率。

关键词：现代；地名档案；管理；信息技术

作者简介：徐红梅（1979--）女，出生于内蒙古自治区赤峰市敖汉旗，内蒙古自治区敖汉旗民政局，区划地名股股长，中级职称，研究方向：区划地名档案管理。

目前，我国社会经济步入飞速发展的快车道，城市化水平日新月异，伴随而来的是地名档案文件资料的与日俱增，工作量成倍增长。同时，随着城市的不断扩增，地名资料也在不断变化，及时准确的资料统计与变更也对地名档案管理提出了更大的挑战。

一、地名档案管理中存在的问题

所谓地名档案，即为在地名工作过程中产生的具有参考价值的各类文件。地名档案由于其自身变化快速、数量庞杂等诸多特点，使其在实际管理过程中会遇到各种各样的问题，这些问题都或多或少的限制了地名档案管理的正常进行，降低了工作效率。

1.地名档案数量众多。地名档案管理是一项非常复杂的工作，其中涵盖地名资料的统计、整编、录入等内容，包括城市、区县、乡镇等行政单位的建立、修改、变更以及撤销的审查核对等工作过程产生的文件、资料这些都需要健全的地名档案管理制度，此外，地名档案管理机构还要为各种行政区域的划分、界定提供可信的文件依据。

2.地名档案查询困难。地名档案的存在就是为了给地名的查阅提供全面可信的资料。然而，地名档案所涵盖信息涉及面十分的广泛，并不仅仅是简单的文字资料，各类地图以及数量庞大的图表都包含其中。因此，想要单纯依靠传统的人工检索来达到目前的查询要求是很费力的。伴随科学技术的不断发展，地名档案的管理工作也需要融入更高的技术含量将自身的技术提升上去，跟上社会发展的步伐，落后的传统人工地名档案检索系统必将被全新的高科技地名档案查询系统所取代。

3.地名档案不被重视。在人们的普遍认识当中，地名档案管理仅仅是将各个地方名称记录在案的简单工作，人们通常不知道地名档案的重要性，所以地名档案管理工作往往得不到应有的重视。而且，地名档案一般都是通过几年甚至几十年的准备来应对一时之需，人们通常根本看不到地名档案管理者幕后的付出，以为这项工作非常简单、无关痛痒。

4.地名档案急需现代化。科学技术在不断的进步，现代地名档案已经满足不了以过去纸质资料为主体的传统档案形式出现，取而代之的是更多数字多媒体形式的电子档案资料，这对地名档案管理的现代化程度要求也就越来越高，与此同时，伴随社会主义的建设，不再是少数政府机关需要使用地名档案资料，各行各业对于地名档案的需求都愈发强烈，地名档案管理工作不但要满足国家机关单位的档案使用要求，还要为其他企事业单位提供准确全方位的系统化资源。

二、加强地名档案管理的时代意义

1.地名档案管理系统建设的基本原则

预警性，地名档案管理运维管理过程中，应针对突发状况而制定有效的应对预案，以此确保问题发生时可及时高效地进行故障或问题的解决，进而提升系统的运维效率，实现运维成本的有效控制。

科学性，地名档案管理系统的运行维护管理不应仅局限于事后处理，应从问题的预防与控制着手，采取科学的方式减少事故问题的反复出现，以此促进系统管理的科学化与规范化发展。

指导性，通过系统运维可以及时发现系统中存在的问题，并对问题进行合理解决，进而实现对地名档案系统的完善与优化。运行维护系统建设过程中应将其指导性原则充分发挥出来。

2.适应社会发展形势，跟上新时代

地名管理的主要目的是地名命名和译写的规范化，达到国际标准，为国内外交流、交往服务。随着我国新农村建设和城乡建设一体化的发展，城市建设面积不断扩大，很多老旧地名不再适应形势发展的需要，还不断产生一些新道路、巷、街道、社区，如何及时、准确、迅速地将这些变化了的地名信息收集、整理、归档、编辑向社会提供服务，成为了当今地名档案工作的一个热点问题。

3.突出地方文化特色，系统开发地名档案

地名档案信息资源是国家的宝贵财富，是城市建设、新农村建设的重要基础。如果不能有效地开发利用，不能及时为经济和社会发展和精神文明建设服务，就难以显示出应有的价值。

首先地名文件归档必须保持地名档案的特色。最主要的是文件归档要处理好文件的普遍性和特殊性关系，建立健全地方历史人文、特色经济、特色文化及风土人情等方面的档案，进而开发有特色的档案信息资源，为地方经济发展和各项事业服务。

其次有选择地开展地名档案资料编研工作，为上级领导和有关部门提供优质高效、高质量的档案信息服务，例如编印地名档案信息检索查询索引、专题目录，网络信息查询、编制报告等等。开展档案编研是一项高层次的档案信息开发利用工作，要结合当地经济和社会发展的需求，开发有价值、有特色的档案信息资源。

三、充分运用现代技术，实现地名档案管理的科学化

我国经济的不断发展与城市化水平的日益提高给传统的地名档案管理带来了极大的挑战，新时期的地名档案管理人员应与时俱进，推陈出新，加快地名档案管理的现代化进程。

1.加强档案管理人员的信息技术素质建设

地名档案管理人员是否具备较高的素质与档案管理能力决定着的档案管理效果。民政部门应重视档案管理人才的培养，结合档案管理系统运行维护管理与体系建设的工作需求而制定合理的培训规划，确保工作人员自身的能力及素质得以有效提升，进而为地名档案管理系统的高效运维与体系的合理建设提供保障。同时，民政部门经常与档案管理部门沟通，联合举行一些高质量的档案管理人员业务培训。

培训过程中，不仅要强化档案员的理论知识，而且应注重档案员实践操作能力的培养，从而使档案管理工作人员在问题的发现与解决中实现自身能力的有效提升，进而保障档案管理系统的高效运行。

2.推进地名档案管理的现代化

首先，地名档案管理模式现代化。地名档案管理模式的现代化是指凭借现代化的管理理念对传统的地名档案管理进行改革，使地名档案的管理工作可以更加科学规范以及标准化，提高地名档案管理的工作效率。要想实现地名档案管理工作的科学规范以及标准化，就要对地名档案管理过程中的搜集、统计、整编、录入和保存等每一步做到规范和严谨，按照系统的标准进行操作。进一步完善地名档案管理方式，对地名档案的归档执行严格的监管办法，定期对地名档案的完整性、完好性进行检查，做好地名档案的保管工作。

其次，地名档案管理技术现代化。现代化的地名档案管理需要借助现代化的科学技术，传统的人工管理早已无法满足现代地名档案管理的及时性、准确性以及高效性，要想实现地名档案管理的现代化就需要对管理设备进行科技升级，利用先进的计算机、互联网以及多媒体技术使地名档案管理数字化、信息化、自动化，满足时代发展需求，在日常档案管理过程中利用计算机及网络对档案进行备份、查询以及传输。此外，现代化的档案收集工作已不只局限于书面上的信息收集，电子文档、表格、图像等数码资源的数量将会越来越占据主导地位。这些全新的科技手段都会为现代化的地名档案管理提供强大的技术保障。

3.推进地名数据库建设

地名作为最常用的社会公共信息资源之一，与社会公共管理和人民群众生活有着密切相关，当今社会事务的管理和服务，都需要地名信息的支持。地名管理和服务必须适应新形势、新要求，把加强地名信息化服务作为当前最重要的任务。第二次全国地名普查工作要求在对外业调查和收集的有关资料进行梳理、审核后，每条地名的相关信息按照地名分类，录入地名数据库。在日常管理中要将新采集的地名数据或更新的地名数据通过数据更新和维护模块存储进地名数据库以实现地名数据库数据的完备性。数据库建设的目的是加强对地名的科学管理，使地名档案利用者可以借助数据库的检索系统、检索软件和操作系统自主地了解档案资源环境的构成，通过互助行为对远程数据库档案信息资源进行联机浏览、检索，实现档案利用异地化、远程化。

总之，各个地方发展是国民经济发展的基础，地名档案管理系统的运行效果会对经济社会的整体发展状况产生直接影响。各地民政部门要应正视地名档案管理系统运维与体系建设中存在的问题，从实现地名档案管理的智能化入手，建立健全档案管理网络、加强档案管理人员的素质建设并强化信息技术的应用程度，进而推动国家经济的发展与进步。

参考文献：

[1]黄子桉、周鹤.浅谈加强地名档案现代化管理的问题及对策[J].中国地名，2013.11

[2]周鹤、杨娟.浅谈地名档案的现代化管理[J].中国地名，2008.12

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