浅谈推进档案自动化管理

马德学（河南大学接待服务中心     475001

摘  要  信息化时代档案自动化管理的必然性、必要性以及实现的手段。

关键词： 档案；   自动化管理

随着电子信息技术产业的迅猛发展，办公自动化技术随之飞速进步，机关、企事业单位对办公自动化技术的应用不断普及，逐步深化，办公自动化水平不断提高，但受经济和技术水平的制约，各个单位的条件不同，档案自动化管理工作水平不一，在此，笔者拟对推进档案自动化管理谈一些粗浅看法。

一、信息化时代催生档案自动化管理

随着信息技术的发展，包括计算机技术、通讯技术和网络技术的相互结合的广泛应用，带来了档案功能的巨大变化，档案管理原有功能将借助信息技术而不断增强，这些功能的扩展对档案管理将产生深远的影响，使档案管理不再是纯粹的档案物质载体的保管工作，更加突出信息传输的中心枢纽作用。近年来，信息技术在档案管理中逐渐使用，并呈现快速发展趋势，新技术的发展应用，对档案工作产生了巨大影响。由于电子文件的大量产生以及档案管理部门中纸质档案的数字化速度的加快，导致了档案实体与所包含的信息内容高速度的加快，档案工作本身也随之发生变化，档案实体管理与档案信息管理出现分离。大家知道，档案是一种能够被传播、传达、感受的，以文件、图像、声音所表征的信息。由于计算机网络的建立，使不同范围内利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。档案管理通过网络向利用者传递信息将逐步成为其重要的工作，档案管理的功能将得到不断的扩展，获得更大的发展空间。

二、档案自动化管理是提高工作效率的要求

档案自动化管理使档案业务工作变的方便、快捷、高效。做到各种信息资料能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机内，各级部门可根据自己的权限范围在网上索取自己相关的文件，也可直接传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案管理部门移交一份清单，按要求传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案管理部门减少了档案数据录入工作。这在科研、企业管理、设备管理等各类档案管理中同样适用。

三、档案自动化管理是必然趋势

自动化是档案管理走向网络化的必由之路。许多效益较好的企、事业单位，已经有了比较成熟的计算机管理系统，基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设很大程度地改善了档案管理部门的服务手段、提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其是计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案自动化管理提供了有利条件和强有力的技术保证。

四、创造条件推进档案自动化管理

利用计算机进行档案管理，通过网络系统实现档案信息资源共享，是一项庞大的系统工程，它既是办公自动化的组成部分，又是档案管理现代化的重要内容，是涉及多个部门多个环节的工作。目前，不少效益好的企、事业单位都已逐步实施了计算机档案管理，但也有不少效益欠佳的企、事业单位由于资金紧张，计算机专业人员少等原因，还未实现计算机档案管理。对于这些效益欠佳的单位来说，也应积极创造条件，分步实施自动化档案管理工作。可以在充分调研的基础上，结合单位实际制定规划。规划包括资金预算、人员组成、系统调查、系统开发、系统调试与维护、档案数字化等内容。

制定规划时必须在周密细致的调查研究基础上，通过借鉴和比较，制定出一个切实可行的自动化实施规划。要有超前意识，对管理系统和网络建设要超前考虑，避免造成“落伍”现象。

五、加强对档案自动化管理人员的培训

在推进档案自动化管理工作中，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用，这就要求档案自动化管理人员不仅要熟悉传统的档案业务，而且必须掌握自动化、网络化技术，不断提高计算机应用技能，目前，为数不少的企事业单位中档案自动化管理人员整体业务素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作要求，在软件的具体使用过程中，能够使其达到实用水平的并不多。要改变这种推进档案自动化管理与档案自动化管理人员技术力量薄弱的状况，必须加大对档案自动化管理人员的培训力度，使其成为既懂计算机技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，以适应档案自动化管理工作的需要。

六、推进档案自动化管理的必要性

推进档案自动化管理，是信息时代发展的需要。近年来，虽然电子信息技术飞速发展，但由于种种客观原因，一些企、事业单位在档案自动化管理方面远远跟不上电子信息发展的步伐，既使有些效益较好的单位，其计算机技术在档案自动化工作中也没有发挥出其应有的作用和价值，档案利用需求与档案所能提供的档案信息、利用方式还存在着不少的问题和矛盾，致使档案自动化管理远远落后于社会信息化发展。随着信息时代的飞速发展，推进档案自动化管理已经成为加快信息化步伐和发展档案事业的需要。如果不采取有效措施，加大推进档案自动化管理的力度，就会被信息社会所淘汰。