科学管理  高效利用

---关于对纪念馆藏品档案应用计算机信息技术管理问题的初探

             朱薇（雷锋纪念馆研究室   辽宁抚顺 113001）

摘要：文物藏品是一个纪念馆的重要物质基础，对其进行合理保护和利用是纪念馆的基本社会功能。纪念馆的藏品珍贵、数量多，藏品档案应用计算机信息技术管理不仅是藏品档案工作的必然要求，也是文博事业发展的必然要求。通过传统藏品档案的管理方法与存在的问题、应用计算机信息技术对藏品档案进行管理的必然趋势、对藏品档案进行数字化管理的意义，显示出运用计算机技术对藏品档案进行管理的重要意义。

关键词：藏品档案  存在问题  必要性  优越性  意义

博物馆必须具备一定数量和质量的“物”（藏品），没有“物”（藏品）就不成为博物馆，藏品是文博单位陈列研究的物质基础，因此，对文物藏品进行有效保护、合理利用、科学管理和深入研究，是历史赋与我们文博工作者的神圣职责。随着信息化时代的到来，文博信息化已是国家文物局“十五”期间的重点工作。文物藏品档案管理信息化建设也是文博事业发展的必然要求，只有对藏品档案进行科学的管理，才能使纪念馆功能充分、高效的发挥。

            传统藏品档案的管理方法与存在的问题

    藏品管理是按照一定的步骤和方法进行的。首先是藏品登记。纪念馆的每一件藏品都必须严肃认真地进行藏品总登记。总登记薄必须专人负责管理，永久保存。登记时严格按照规定格式、逐条、逐项用不退色、墨水笔填写。二是藏品分类，把具有同特征的藏品聚集起来，不具有这一特征的区别出来，另行分类。一类一类严格地把全部藏品组织起来。博物馆藏品少者千万件，多者几十万件、几百万件、甚至上千万件，必须对这些藏品分类，类下再分纲分目，便于查找。三是入库排架。藏品分类后，同类的藏品分在一起，按登记号顺序排架，分类排架后，每件藏品都在库房中有固定位置，应按此制定库内藏品方位卡，标明藏品在库房的具体位置。藏品方位卡和排架目录，由藏品保管员编制、使用和在库内保管。四是藏品编目，按照一定顺序排号，再说明其特点，鉴别其内涵价值并考证其源流使人们可以按类目查找所需的文物，以便进行文物本身和有关学问的研究。藏品编目工作大体可变为两个步骤，第一步，先填写编目卡片，第二步，将编目卡片按一定次序组成一个逻辑体系，编成目录。

综上所述，按照传统方法建立藏品档案由于工作量大、程序多，就会存在一些问题：一是经手人员多，藏品档案建立很难达到规范和统一。如：在建立藏品总登薄时，要求经手人员字迹力求工整、清晰，如有订正，用红墨水笔划双线，由经办人员在订正处盖章。在纪念馆藏品档案建立过程中，类似这样规范性强的操作随时都有，但由于经手人员多，每一个人面对成千上百件藏品，在档案建立中难免有所疏忽，这样会对原始藏品档案的建立带来很大影响。再者，由于经手人员多，藏品档案经多人填写，不同的字迹、书写习惯和填写详略不一，更会对藏品的研究带来很多不便，甚至因为书写不清晰而造成研究问题中的重大失误。二是藏品数量和种类庞杂，藏品档案管理极易造成疏漏如：当藏品提取出库时，空出的位置不应以其它藏品填补，而应保留其空位，待藏品回库时归回原位，否则，就难以保证藏品秩序，造成排架错乱，以至藏品错位，丢失时也不易及时发现。随着对藏品研究的不断深入，藏品档案内的资料会越来越丰富，卷宗也越来越厚，若得不到及时整理就会造成混淆，关键时刻找不到需要的东西。三是不利于藏品档案的保管。维护藏品档案的质量，既取决于其材料质地，更取决于它所经历的环境，环境因素直接影响到藏品档案的保存年限和提供利用。不同质地的藏品对保管环境有不同的要求，光线、温度、湿度等这类自然破坏力虽然进行缓慢，破坏轻微，但日积月累会使壁画褪色起甲、织物粘连腐烂、书卷虫蛀霉变、皮革脆裂脱毛、文献字迹模糊等，不注重对藏品档案的保护环境，就会对档案造成严重的危胁。有些重要的藏品是文博工作者研究的重点和热点，该藏品档案难免被多人、多次借阅，会给藏品档案造成一定的磨损、损坏或者遗失，影响藏品档案的管理。

应用计算机信息技术对藏品档案进行管理的必然趋势

对一件藏品的管理和收藏，从接收、鉴选、登记到编目、制档要经过多个程序，仅藏品记录就有入库文物凭证、藏品总登记帐、分类帐、藏品卡片和藏品档案，从入库到提用，中间经历无数手续，存在着大量重复性工作，这就要求藏品档案管理工作一定要科学化和系统化。1941年，美国国会图书馆为了预防战争的破坏，将它的藏书卡片目录复制成微缩胶卷，开始了微缩型目录。到了六十年代，图书馆工作引进电脑，开始出现机读目录，一次输入，多次利用，近年来又实现了联索图书目录，即通过计算机终端，可直接检索文献中的图书目录信息。博物馆和纪念馆的藏品目录也正朝着机读目录和联机目录检索发展。用计算机管理藏品目录，使人们意识到藏品档案管理也可以采用信息化技术管理。随着计算机网络化管理的出现，使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，各文博档案室管理部门出于自身管理需要使用计算机,形成了大量的数字化档案信息，鉴于这些情况，新的藏品档案管理办法应运而生，计算机信息技术进入了藏品档案的管理之中。

档案信息数字化是随着学校计算机网络数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式链接，从而提供及时利用，实现资源共享，它的出现为藏品档案工作管理带来新的挑战和机遇。国家文物局已经发布了《博物馆藏品信息指标规范（试行）》，这就要求藏品档案管理人员在具备专业文博知识的同时，还要熟悉电脑操作和藏品信息采集、编目的规范化、标准化知识，不断提高驾驭数字技术、信息技术、网络技术的能力，把它运用到藏品保护和库房管理的各个环节中去，逐步建立起文物藏品信息数据和文物藏品信息管理系统，以实现文物资源存储数字化、传递网络化、管理电脑化，最终达到博物馆资源的社会共享。

对藏品档案进行计算机技术管理的意义

一、建档方式快捷 。对藏品档案进行建档，主要运用计算机技术，通过专业藏品管理软件，输入藏品相关资料，对藏品档案要求设置统一标准，保证档案卷宗的整洁、美观、清晰，保证藏品档案不会因为多人多次对同一份档案填写而带来的相关问题。

二、收集方式方便。它不同于以往的藏品档案收集，对藏品总登记薄、藏品方位卡、排架目录、藏品编目等纸质文件生成阶段管理档案工作者很少直接参与，一般只要把好归档接收环节就可以，而其它的一些环节主要通过专业藏品管理软件来完成。

　　三、保管方式安全 。由于数字化档案载体的特殊性，它不同于传统纸质载体档案保管条件，档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器以及光盘、磁盘存储，极小空间可存放大量的数字文件。数字档案保管主要注意设备安全和信息安全两个方面。

　　四、利用方式高效。由于藏品管理软件的应用，使藏品档案制作与档案管理采用同一系统软件，在藏品档案制作的工作平台上，将文件内容已包含的检索字节、如藏品名、年代、质地等信息用一定的格式固定下来，再加上档案管理的部分编号如档号等，组成各种不同类型检索信息，大大提高了档案利用效率。

总之，利用信息数字化进行藏品档案管理不仅是社会发展的必然趋势，对于藏品档案管理本身也有着非常重要的意义，努力建设好藏品档案的数字化工作，不仅是文博事业发展的需要，也是我国文博事业与国际接轨、全世界文化共享的需要。