浅谈医疗设备档案的数字化工作

曹 家 多（福建省立医院福建福州 350001）

摘  要：为了能把原始的医疗设备档案变成活信息，并借助网络手段更广泛地为医院临床一线提供利用服务，我们必须把传统的医疗设备纸质档案通过数字化工作转换成计算机可识别的电子档案，以便更充分地发挥档案资源的共享作用，优化档案管理工作。

关键词：档案管理；  医疗设备档案；  档案数字化

开发和利用档案信息资源，实现档案资源共享是档案工作的根本目的，也是档案信息化建设的目标和任务。随着计算机在各个领域中的广泛应用和电子政务的发展，传统的以纸张为载体的纸质档案将逐步被电子档案所取代，这种档案载体形式的发展将是今后主要的档案形式。为了适应新时期发展的要求，档案工作也要与时俱进，尤其是近几年不断引进新型先进的大型医疗设备已成为医院发展和建设的风向标和医生们的得力助手，由此医疗设备档案也在医院的发展建设中不断凸显其重要性。为了能把原始的医疗设备档案变成活信息，并借助网络手段更广泛地为临床一线提供利用服务，我们必须把医疗设备纸质档案通过数字化工作转换成计算机可识别的电子档案，以此充分发挥档案资源共享的作用。因此本人就如何实现医疗设备档案的数字化工作谈谈自己的一些认识。

1、医疗设备档案数字化的含义

所谓“数字化”就是利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。二十世纪九十年代后，数字化技术已逐步在计算机信息网络中开发与应用，与之相适应，档案数字化也应运而生。所谓“医疗设备档案数字化”就是应用先进的信息技术，将以往传统的纸质载体形式的医疗设备档案，利用计算机把文字、数值、单色和彩色图形、静止和活动图像等多种形式的模拟信息输入计算机系统，转换成由0和1组成的二进制数字编码，形成计算机可识别的数字形式的档案数据，并通过信息技术手段进行存储和管理的一种信息处理方式，在此基础上，可对医疗设备档案信息进行进一步的组织加工、存储和数字传输，建成医疗设备档案数据库，并在需要利用时再将这些档案信息还原成图像、数值、文字，从而通过计算机网络实现医疗设备档案信息资源的共享化，以满足临床一线的检索利用工作，为医院的发展与建设服务。

2、医疗设备档案的数字化技术

档案数字化的关键是先进信息技术的应用。就目前的实践而言，实现医疗设备档案数字化技术主要包括以下几个方面：

2.1医疗设备档案目录数据库的建立

建立医疗设备档案目录数据库是该档案实现计算机管理及有效检索利用的基础，其关键在于目录数据库录入项目与数据库结构的确定。为了确保建立起来的目录数据库检索标识明确，检索途径通畅，我们应根据档案著录和标引有关工作标准来确定档案目录数据录入项目、档案目录数据库的基本结构、项目的属性与交换格式。如在著录医疗设备档案目录时，应从档案的基本特征来著录，内容包括：文件编号、题名、责任者、时间、页数、分类号、备注等，其中分类号可根据科技档案分类原则结合临床医学专业分类的特点来著录，大致分为影像学类、超声类、核医学类、激光类、内窥镜检查类、耳鼻喉类、手术器械类、麻醉类、急救类、检验实验类、病理诊断类、病房护理类、辅助设备类、其他治疗设备类等。之后，我们将这些著录、标引的信息输入计算机，从而形成医疗设备档案目录数据库，并以“.DBF关系型数据库文件”交换格式保存，使之能够满足档案计算机管理的需要。因此，我们只有正确建立档案的检索标识，才能更充分地发挥计算机检索的功能，提高档案检索的速度及查准率和查全率，真正实现医疗设备档案资源的共享性。

2.2医疗设备档案内容数据库的建立

医疗设备档案内容数据库是档案数据库建立的主体，它必须通过数字化的手段，才能转换成为相应的档案内容数据库。而对于医疗设备档案，其数字化处理的方法主要是纸质档案的扫描。所谓档案的扫描就是采用光学扫描仪、数字相机等设备对现有的纸质档案进行计算机处理，将原有档案模拟信息转换成数字信息。它主要包括对医疗设备档案中的申请论证表、省政府的批文、招投标书、开评标书、采购合同、验收报告、发票复印件及使用说明书、保修卡等纸质档案的扫描。对纸质档案的扫描我们要根据档案行业规范《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求进行加工处理。首先应先将其纸质档案进行拆分、去除装订物、页面修整、区分扫描件和非扫描件，后要根据档案幅面的大小选择相应的扫描仪，对纸质较好的档案可采用高速扫描方式，而对纸质较差或过薄、过轻或超厚的档案可采用平板扫描方式，以避免在扫描过程中损坏档案原件。扫描色彩一般选用黑白二值模式，但对省政府批文这些有红头、印章的档案，可根据档案原件的色彩和需要选择相应的彩色扫描模式。纸质档案的扫描通常以分辨率为采样指标，分辨率参数大小的选择原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准，一般要求分辨率大于或等于100DPI。通过扫描转换后的文件格式一般以无损压缩的TIFF通用文件格式保存，以便在应用程序之间和计算机平台之间交换文件，从而形成医疗设备档案内容数据库。扫描工作完成后，还必须将原件重新编排装订，力求做到不破损、不丢失，以保证档案原件的完好性。

2.3医疗设备档案数字化的数据存储与管理

医疗设备纸质档案通过数字化手段所形成的文本、图像等数据一般可按两种方式存储，一是通过扫描仪获得的档案电子图像信息，二是经过光学字符识别获得的档案文本信息。这两种方式都实现了对档案全文或原文的存储与检索。电子图像方式反映了档案的原貌，使人们能够直观地阅读，文本方式则可支持针对档案内容中的文字进行档案自动检索或文字编辑，便于档案的检索利用。作为计算机的外部存储，档案数据存储介质一般有磁带、磁盘、光盘三种。档案经过扫描、转换、压缩、存储之后，形成计算机处理的档案内容数据，但由于通过扫描形成的是图像数据，一般没有经过汉化处理的，难以直接向利用者提供各项服务，因此，必须进行数据挂接，与其档案目录数据建立一一对应的有机联系，通过档案目录数据库和档案内容数据库的相互链接管理，从而实现档案计算机检索、编目、统计利用等各项管理工作。

 总之，实现医疗设备档案数字化工作是一项系统工程，涉及档案工作的各个环节。通过档案数字化将进一步优化档案管理、规范基础工作，从而最大限度地发挥其利用价值，为医院发展和建设服务。